Nogle af de generelle funktioner som Travel-X kan tilbyde:

• Workflow
• Digital godkendelse
• Automatisk rykker af rejseafregning
• Advisering ved nye kreditkorttransaktioner
• Statistikker og rapportering
• Indberetning til SKAT
• Integration til økonomi- og lønsystemer
• Komplet overvågning af alle rejsedokumenter
• Håndtering af valuta
• Registrering af refundérbar moms i ind og udland
• Koncernregnskab
• Revisions spor
• Avanceret rollemodul til styring af rettigheder og godkendere

Komplet overvågning af alle rejsedokumenter
Medarbejderne i virksomheden får lynhurtigt en statusoversigt på alle rejseplaner, rejser og rejseafregninger. For eksempel får medarbejderen, som godkender rejseafregninger, vist alle udestående rejseforskud og de rejseafregninger, som han/hun mangler at godkende. På den måde undgår medarbejderen at ulejlige økonomiafdeling, afdelingsleder og de rejsende medarbejdere. Det frigør ressourcer.

Automatisk rykkerfunktion
Der kan opsættes automatiske rykkerfunktioner med 2 forskellige brugerdefinerbare tidsperioder (første rykker og anden rykker).

Håndtering af valuta
Travel-X tilbyder at kunne opdatere valutakurser automatisk online fra en ekstern valutakursdatabase på Internettet eller fra en intern database. Valutakurserne er vejledende fra New Yorks fondsbørs og opdateres en gang om ugen for samtlige registrerede valutaer.

Refundérbar moms i ind og udland
Med modulet Moms kan du beregne og udskrive den fradragsberettigede momsandel af medarbejdernes køb og udlæg i ind- og udland. Travel-X indeholder en momstabel for alle momsgrupper i samtlige lande. Dansk moms registreres og konteres i økonomisystemets momsregnskab. Udenlandsk refunderbar moms kan angives og konteres separat.

Kontoposteringer
Modulet viser alle kontoposteringer i rejseafregningen ved at integrere systemet med virksomhedens kontoplan. Al kontering foregår automatisk. Den rejsende skal ikke bekymre sig om et eneste kontonummer.

På selve rejseafregningen bliver rejseudgifterne registreret som henholdsvis debet- eller kreditposter, hvilket gør arbejdet lettere i økonomiafdelingen, når rejseafregningerne skal bogføres. Det giver også virksomheden mulighed for bedre at styre rejseudgifterne. Der udskrives sammen med rejseafregningen en komplet bogføringsliste til bogholderiet således, at man også kan anvende Travel-X uden, at det er integreret med et økonomisystem.

Eksport af kontoposteringer
Modulet gør det muligt at overføre kontoposteringer automatisk fra Travel-X til virksomhedens ERP/økonomi system (og/eller lønsystem).

Koncern funktionalitet
Det er muligt at have regnskaber for flere virksomheder i samme løsning. For hver virksomhed, man opretter i løsningen, kan man vælge hvilke data, der skal være fælles med andre. F.eks. kan man vælge at dele valutakurser med andre, da disse er ens for alle, men undlade f.eks. at dele kontoplanen da disse som regel er forskellige.

Elektronisk godkendelse
Den elektroniske godkendelse opsættes til den enkelte virksomheds procedurer i forbindelse med rejseplaner og -afregninger med individuelle brugerprofiler på op til fire adgangsniveauer.

Med modulet kan du elektronisk markere den enkelte afregning som klarmeldt, godkendt, eksporteret eller afsluttet.

Modulet kan opsættes, så det automatisk genererer e-mails til godkendende medarbejdere. På den måde bliver hele processen automatiseret og skaber samtidig en lettilgængelig og entydig dokumentation.

Aktivitets log
Alle aktiviteter i Travel-X, så som rettelser, klarmelding, godkendelse etc. registreres i en log-database.

Rapportering til SKAT
Alle indberetningspligtige godtgørelser så som kilometerpenge, diæter etc. kan indberettes elektronisk til SKAT. Der kan desuden udskrives oplysningssedler til hver enkelt ansat om de indberettede beløb.

Revisionsspor
Alle dataændringer logges direkte i SQL-Databasen, så der altid kan gøres rede for hvad der er indtastet og af hvem.

Statistik / rapport modul etc.
Statistik over rejser (antal, varighed, lande, rejseudgifter etc.) pr medarbejder eller for udvalgte personer (afdelinger) eller tidsrum. Beregner automatisk forsikringspræmier for rejseforsikringer. Alle data er tilgængelige for yderligere kundedefineret statistik etc. direkte fra SQL-database. Alle rapporter kan ligeledes overføres til Excel regneark for viderebearbejdning.

Tilbage til produkt oversigten.